Custodo privacy & data

Custodo è responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR

Nome e cognome, email, ruolo e permessi, reparto, metodo di autenticazione (password, SSO aziendale), preferenze di lingua e fuso.

denominazione o nome, partita IVA e codice fiscale, contatti, indirizzi, ruoli, note

Ragione sociale, partita IVA verificata tramite VIES, sede, referenti, il contratto firmato in fase di registrazione.

Piano, moduli attivi, consumi e stato dei pagamenti.

il testo dei messaggi inviati e ricevuti, con data e ora, stato di consegna e chi li ha scritti

Chi ha fatto cosa e quando: accessi, download, modifiche, chiamate degli assistenti AI.

Gli errori che l’app web e l’app per telefono incontrano, e i tempi di caricamento delle pagine dell’app web.

Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) — erogare il servizio, tenere l’archivio, inviare e ricevere la posta, emettere le fatture.

Obblighi di legge (art. 6.1.c) — conservazione fiscale, conservazione a norma quando il modulo è attivo, contabilità.

Legittimo interesse (art. 6.1.f) — sicurezza della piattaforma, prevenzione degli abusi, log tecnici

l’attivazione di un assistente AI esterno, che il singolo utente autorizza da una schermata dedicata

si cancella da sola dopo 90 giorni

Le registrazioni sono conservate per 30 giorni e poi cancellate automaticamente.

I documenti restano finché li tieni.

I dati fiscali e contabili per il tempo imposto dalla legge italiana.

L’applicazione, il database e la posta girano su server virtuali privati (VPS) nell’Unione europea

i contenitori che li ospitano non sono vincolati alla giurisdizione dell’Unione europea

Il contenuto dei documenti che l’AI del prodotto analizza è elaborato da OpenAI negli Stati Uniti

la decisione di adeguatezza UE-USA ( EU-U.S. Data Privacy Framework ) per i fornitori che vi aderiscono

le clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea

Questi sono tutti i fornitori che trattano dati per erogare Custodo. L’elenco è completo

Il cliente che vuole formalizzare con Archiva Srl l’accordo di nomina a responsabile del trattamento (art. 28 GDPR)

Le richieste vanno a [email protected] e ricevono risposta entro un mese.

Puoi chiedere l’accesso ai tuoi dati

la loro rettifica o cancellazione

la limitazione o l’opposizione al trattamento

la portabilità in un formato leggibile da una macchina (artt. 15–22 GDPR)

Puoi revocare in qualsiasi momento un consenso che hai dato

Resta sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali